TIETOSUOJASELOSTE
Tämä on Sähköherkkyyssäätiö sr:n henkilötietolain ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen tietosuojaseloste. Seloste on laadittu 24.5.2018. Selostetta on viimeksi päivitetty 14.11.2023.
1. Rekisterinpitäjä on Sähköherkkyyssäätiö sr, y-tunnus 2796939-9, virallinen osoite Liisankatu 27 B 2, 00170 Helsinki.
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö on Anni-Marja Riikinsaari, anni-marja.riikinsaari@sahkoherkkyyssaatio.fi, puhelin 040 5030740.
3. Rekisterin nimi
Sähköherkkyyssäätiö ylläpitää työntekijärekisterin lisäksi sähkömagneettisten kenttien mittauksesta syntyvää rekisteriä, lausuntopyynnöistä syntyvää rekisteriä, asiakasrekisteriä, apuvälinelainausrekisteriä, tieteelliseen tutkimukseen liittyvää rekisteriä sekä apurahanhakija- ja apurahansaajarekisteriä. Lisäksi säätiö ylläpitää Kamariteatteri-aputoiminimensä toimintaa varten markkinointirekisteriä, asiakasrekisteriä ja tekijänoikeusrekisteriä.
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeusperusteet henkilötietojen käsittelyllemme ovat
• henkilön suostumus (työntekijät, apurahan hakijat ja saajat, mittauksen pyytäjät, apuvälineiden lainaajat, lausuntojen pyytäjät, tutkimukseen osallistuvat)
• sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena (yhteistyökumppanit, tekijänoikeuden haltijat)
• rekisterinpitäjän oikeutettu etu (asiakassuhde, työsuhde).
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on säätiön tarkoituksen toteuttamiseksi
• tarjota sähkömagneettisten kenttien mittauspalvelua ja apuvälineiden lainausta
• jakaa apurahoja ja antaa lausuntoja
• tuottaa tieteellistä tutkimustietoa
• ylläpitää asiakassuhteita, markkinoida ja tiedottaa.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon eikä profilointiin.
5. Rekisterin tietosisältö
Keräämme seuraavia henkilötietoja:
• nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, kotiosoite
• mittauspaikkaa koskevat tiedot (vain mittauspalvelu ja tutkimus)
• oireistoa koskevat tiedot (vain mittauspalvelu, lausunnot, apuvälinelainaus ja tutkimus)
• tiedot tilatuista palveluista tai niiden muutoksista
• asema, yritys tai organisaatio, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot
• henkilötunnus ja pankkiyhteys (vain työntekijät ja apurahan maksatus).
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekistereihin tallennettavat tiedot saadaan osapuolelta esimerkiksi mittaus-, lausunto- tai apuvälinelainauspyynnön yhteydessä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, tutkimussuostumuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa osapuoli luovuttaa tietojaan.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille eikä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, ellei se ole Sähköherkkyyssäätiön tai sen yhteistyökumppanin toiminnan teknisen toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista. Voimassa olevan lainsäädännön edellyttämin tavoin tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille. Jos tietoja käsitellään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella, toteutetaan se EU:n hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita noudattaen.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Säätiö noudattaa rekisterien käsittelyssä huolellisuutta, ja tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisteritietoja säilytetään paperisina lukitussa ja valvotussa tilassa tai internet-palvelimilla. Laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti.
Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Työntekijöiden lisäksi myös verkkopalvelun ylläpitäjillä on pääsy niihin henkilörekistereihin, joiden tietojen käsittelyssä se on tarpeellista. Työntekijöitä sitoo salassapitosopimus. Verkkopalvelun ylläpitäjien ja tilitoimiston kanssa on tehty tietojenkäsittelysopimus, jossa on määritelty, miten ne voivat käsitellä tietoja.
9. Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Tietosuojalainsäädäntö takaa sinulle tiettyjä oikeuksia, joilla voit varmistaa perusoikeuksiin kuuluvan yksityisyyden suojan toteutumisen.
- Sinulla on oikeus saada kopio omista henkilötiedoistasi, pyytää virheellisten henkilötietojen oikaisua sekä puutteellisten henkilötietojen täydennystä.
- Sinulla on oikeus pyytää säätiötä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot, ellei niiden säilytys ole välttämätöntä esimerkiksi kirjanpitolain mukaan. Sinulla on oikeus kieltää suoramarkkinointi lähettämällä meille sähköpostia osoitteeseen konttori@sahkoherkkyyssaatio.
fi. - Sinulla on oikeus pyytää, että rajoitamme henkilötietojen käsittelyä oikeutetun edun varmennuksen aikana sekä virheellisten henkilötietojen korjaamisen ja niiden oikeellisuuden tarkastuksen aikana.
- Sinulla on oikeus tehdä meille valitus henkilötietojen käsittelystä, jos niitä käsitellään mielestäsi väärin. Voit myös pyytää meiltä kopion sinua koskevista henkilötiedoista, joita olemme keränneet. Toimita Sähköherkkyyssäätiöön kirjallinen, allekirjoitettu pyyntö, niin postitamme tiedot osoitteeseesi.
10. Tietoturva
Verkkosivustomme on rakennettu tietoturvallisiksi. Käytämme suojattua SSL-yhteyttä ja palomuureja, ja sivustoihin kirjautuminen vaatii salasanoja ja käyttäjätunnuksia. Sivustot päivitetään säännöllisesti, mikä vahvistaa sivustojen tietoturvaa.